¿Sabés lo que está pasando actualmente en las salas de reunión? Si creés que estos espacios de tamaño mini son utilizados principalmente por dos o tres personas que discuten la interfaz de usuario de un nuevo producto o planean una nueva oportunidad de ventas, pensalo de nuevo.
Mi último blog sobre salas de reuniones pequeñas analizó la forma en que la tecnología AV puede acomodar reuniones con diferentes configuraciones de participantes. En este artículo, veremos los diversos tipos de salas de reunión de trabajo que podrían y deberían usarse si tu empresa realmente quiere maximizar su potencial.
5 formas de usar las salas de reunión
Diferentes actividades de trabajo tienen diferentes demandas. Pero ese mismo espacio de sala de reunión puede funcionar para todos.
1. Reuniones diarias de pie: en muchas empresas de software, para respaldar un entorno de desarrollo ágil, cada día comienza con una reunión de pie de cinco o diez minutos con el equipo de desarrollo para revisar rápidamente las tareas y lo que hay en su plato. Si bien es muy informal, estar parado con computadoras portátiles en la mano se vuelve incómodo. Una sala de reunión sería más cómoda, especialmente cuando todos necesitan ver algún trabajo, y también permitiría la participación de colegas externos.
2. Capacitación y demostraciones: las ventas, el soporte y las demostraciones de productos y la capacitación podrían beneficiarse del uso de salas de reunión, según el tipo de industria y discusión. Por ejemplo, una sala de reunión puede ser relevante para una sesión de capacitación de software de grupos pequeños en la que se muestran pantallas, o incluso para una demostración práctica de ciertos tipos de productos físicos.
3. Sesiones de brainstorming: para los innovadores con visión de futuro que crean mejor a través de la colaboración, estos pequeños espacios son perfectos para generar grandes ideas y resolver problemas de, bueno, cualquier tamaño.
4. Reviews: ya sea una revisión de marketing, una revisión financiera o una revisión de contenido general, cualquier evaluación formal se puede hacer mejor en un espacio acogedor que facilite el intercambio, la comunicación y la colaboración. Esto, a su vez, ayuda a inspirar los cambios necesarios que las revisiones deben precipitar.
5. Reuniones interactivas: incluso el director general no está por encima de ésta. Una sala de reunión puede acomodar fácilmente a todos los empleados cuando están en «Zoom» y brindar a los líderes de la empresa un espacio cómodo desde el cual compartir objetivos comerciales, informes trimestrales y actualizaciones de estrategias.
La innovación audiovisual es la clave del éxito
Para potenciar múltiples tipos de trabajo en el mismo espacio de sala de reunión, el equipo adecuado debe estar en su lugar, listo para el lanzamiento y fácil de usar. Esto es lo que se necesita para cada uno de los casos de uso discutidos anteriormente.
1. Las reuniones diarias de pie son breves por diseño, por lo que no se deben perder más de 10 segundos en configurarlo. Esto significa que debe haber algún tipo de configuración de inicio rápido. También se desea mantener esa sensación de círculo. Por lo tanto, si tenés seis personas, tres en la sala y tres remotas, sus rostros deben capturarse y mostrarse por separado en la pantalla, como lo hace la función Front Row de Microsoft Teams. Por supuesto, también querrás ver los tableros de tareas diarias.
2. La capacitación y las demostraciones se pueden mejorar instalando una segunda cámara y admitiendo una segunda fuente de entrada, para demostrar una herramienta de software o un dispositivo físico.
3. Las sesiones brainstorming pueden basarse en herramientas existentes, como la pizarra digital integrada en Teams o Zoom, que todos pueden usar. Pero dado que a muchas personas les gusta pararse y trabajar en una pizarra física para que fluya su creatividad, una pantalla plana interactiva (IFP) puede ser mejor. En ese caso, se necesita una segunda cámara para identificar, recortar y compartir la pizarra, automáticamente y en tiempo real, para que todos, en la sala y más allá, puedan ser parte de la experiencia.
4. El equipo AV necesario para las revisiones de proyectos y trabajos similares es menos futurista. Después de todo, las pantallas son baratas, por lo que vale la pena invertir en agregar una segunda para tener esa sensación cara a cara con media docena de personas que se unen de forma remota. Por supuesto, al elegir una cámara, debe ser una que amplíe el altavoz. Para algo más específico, como una revisión de diseño mecánico para ingenieros, la funcionalidad de pizarra se aplicaría nuevamente.
5. Finalmente, para la reunión interactiva, hay dos necesidades importantes. Como punto focal, el CEO debe ser la única persona que se vea y escuche, con una cámara enfocada y un micrófono dedicado. Por otro lado, nadie quiere sentir que está hablando solo. Por lo tanto, se deben incluir dos pantallas de visualización de tamaño mediano. Una para la presentación conveniente del contenido y la otra con una cuadrícula dinámica de las muchas personas que se unen de forma remota.
Reuniéndolo todo
Equipar una sala de reunión para cualquier tipo de trabajo ofrece más valor. No solo hace que sea más fácil y conveniente colaborar y participar, sino que también lo hace más ubicuo: lleva los usos de la sala de reuniones mucho más allá de las «charlas» espontáneas entre compañeros de trabajo, hasta llegar al CEO hablando con toda la empresa.
*Por Alon Turkaspa, Director, Enterprise Markets Development, Products and Solutions, de Kramer. Texto publicado originalmente aquí.
